Em muitas empresas, a inteligência artificial chegou antes da política sobre ela, e Murilo Moura Alencar dimensiona que esse descompasso tem um nome cada vez mais comum: IA invisível, ou shadow AI. Um relatório da iniciativa NANDA, do MIT, apontou que funcionários de cerca de 90% das empresas pesquisadas usavam ferramentas pessoais de IA no trabalho, enquanto apenas 40% delas haviam contratado assinaturas oficiais.
Na prática, contratos, planilhas e trechos de código estão sendo colados em ferramentas que a empresa não conhece nem controla, e proibir a ferramenta raramente resolve. A seguir, quatro passos para transformar esse uso escondido em uso seguro.
Descubra o que já está acontecendo
Em 2023, engenheiros da Samsung colaram trechos de código-fonte e anotações de reuniões internas num assistente de IA público para pedir ajuda. A empresa reagiu restringindo o uso dessas ferramentas. O episódio mostrou que o risco não vem de má-fé, mas de pessoas tentando trabalhar melhor com o que têm à mão.
Por isso, o primeiro passo é mapear, e não punir. Uma pesquisa anônima com as equipes, perguntando quais ferramentas usam, para quais tarefas e com que tipo de informação, costuma revelar muito mais do que qualquer auditoria. Murilo Alencar explica que, sem anonimato, as respostas tendem a esconder justamente o que a empresa precisa saber.
Ofereça uma alternativa melhor que a escondida
Se o funcionário recorre a uma ferramenta pessoal, é porque ela resolve algo. Bloquear sem oferecer substituto apenas empurra o uso para o celular pessoal, longe de qualquer visibilidade.
A saída mais eficaz é contratar uma versão corporativa, com garantias contratuais de que os dados não serão usados para treinar modelos e com controle de acesso pela empresa. Murilo Alencar pondera que a ferramenta oficial precisa ser pelo menos tão fácil de usar quanto a pessoal. Se exigir cinco aprovações e um formulário, perde a disputa antes de começar.
Defina regras que caibam numa página
Políticas extensas, escritas em linguagem jurídica, raramente são lidas. Funciona melhor um documento curto que responda às dúvidas do dia a dia: quais ferramentas estão liberadas, que tipos de dado nunca podem ser inseridos, como dados de clientes, informações financeiras não publicadas e código proprietário, e quando o resultado precisa de revisão humana antes de sair da empresa.
Exemplos concretos ajudam mais do que princípios gerais. Dizer que é permitido pedir um resumo de uma reunião interna, mas não colar a planilha de salários, deixa a regra clara em segundos. Também vale indicar a quem recorrer em caso de dúvida, para que ninguém precise adivinhar.
Ensine e acompanhe
Uma política sem treinamento vira arquivo esquecido. Sessões curtas, com casos reais do próprio setor, mostram tanto o potencial da ferramenta quanto seus riscos, como vazamento de informações e respostas incorretas apresentadas com segurança.
Na visão de Murilo Moura Alencar, o acompanhamento deve ser contínuo, e não um evento único. Ferramentas mudam, novos usos surgem e as regras precisam acompanhar esse ritmo. Revisar a política a cada poucos meses, ouvindo quem usa a IA no dia a dia, mantém o documento vivo e útil. Indicadores simples, como a adesão à ferramenta oficial e o número de dúvidas recebidas, mostram se a política está funcionando ou apenas existindo no papel.
Confiança é a melhor ferramenta de segurança
O uso escondido de IA, de acordo com Murilo Alencar, quase sempre revela um desejo legítimo de produzir mais e melhor. Tratar esse desejo como ameaça afasta as pessoas justamente da conversa que poderia protegê-las e proteger a empresa.
Quando a organização oferece ferramentas adequadas, regras claras e espaço para dúvidas, o uso deixa de ser invisível. E aquilo que está à vista pode ser orientado, medido e melhorado, algo impossível enquanto a IA continuar trabalhando nas sombras. Nesse sentido, governar a IA é menos uma questão de controle e mais de criar condições para que as pessoas façam a escolha segura sem esforço.